Autor: Ing. Clemente Valdés Herrera
“Algunos de los directores carecen de la habilidad para delegar su trabajo de forma efectiva, pero esto es algo vital para poder dirigir correctamente. No lleva a ningún sitio el hacer esto de forma frenética como se hace en algunas organizaciones, saliendo de un drama para entrar en otro”. Garry Peagam.
Introducción
El hombre ha vivido etapas muy variadas, siempre en desarrollo, las cuales han sido cada vez más complejas, tanto cuantitativamente como cualitativamente.
Cuando en su primera etapa sólo debía obtener el alimento para su subsistencia, no era necesario la aplicación de técnicas ni las formas y métodos que este capítulo trata, pero con el avance científico técnico se incrementó la producción, aumentaron las funciones, se hicieron más complejos los procesos, en fin un sólo hombre no podía abarcar todo lo que era necesario realizar, de ahí que las circunstancias lo obligaban a buscar nuevas vías, lo cual permitió alcanzar el desarrollo que hoy día tenemos, no obstante, aún el ser humano continúa la búsqueda de más y mejores alternativas de trabajo.
Definiciones importantes
Para el conocimiento de los aspectos que se expondrán a continuación es fundamental contar con algunas definiciones que servirán de mucha ayuda y a la vez facilitarán el desarrollo del tema.
Autoridad formal. Es el reconocimiento de forma legal, o sea el derecho, para ejercer influencia sobre las personas o grupos de ellas.
Centralización. Restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional.
Departamentalización. Agrupación de actividades o funciones por área (dirección, departamento, sección, u otro) para garantizar el cumplimiento racional de la misión propuesta.
Descentralización. Transferencia de autoridad, funciones, recursos, tomar decisiones, de los niveles superiores de la estructura organizacional hacia los niveles inferiores.
Influencia. Son las acciones que se realizan para modificar la actitud o comportamiento de una persona o grupo.
Poder. Es la capacidad de influir sobre una persona o grupo para cambiar el comportamiento de estas.
Proceso de delegación de autoridad. Secuencia de acciones para la asignación de tareas y autoridad que garanticen el cumplimiento de los resultados de trabajo previstos.
Responsabilidad. Obligación de una persona o grupo de cumplir con la actividad o función que realiza para garantizar los resultados previstos.
DELEGACIÓN
Concepto y aspectos esenciales
Conocemos que las organizaciones tienen múltiples funciones y actividades, las cuales son necesarias para que ésta pueda garantizar la misión para la que fue creada, como es razonable una persona no es capaz de asimilar ni poseer toda la autoridad para acometer el elevado cúmulo de actividades, por lo que es imprescindible la asignación de autoridad formal a otras personas para que las mismas desarrollen, realicen y cumplan actividades específicas, esto último es lo que conocemos por delegación. Expresada de otra forma la delegación es la transferencia u otorgamiento de poder legitimo a una persona o varias de ellas.
La delegación es uno de los aspectos principales del trabajo de un jefe, ya que si el mismo no sabe delegar, o no delega adecuadamente, seguramente que sus resultados no serán los esperados e incluso pesará sobre él una carga excesiva de funciones y actividades.
La delegación de autoridad puede tener una profundidad distinta, por lo que ésta debe otorgarse a través de las variantes siguientes:
• Autoridad plena para realizar la labor como entienda el que recibe la autoridad la cual podemos llamar general.
• Autoridad para decidir y desarrollar actividades en situaciones específicas, la que se le llama, específica.
• Cuando la autoridad se otorga en una pequeña proporción, se le denomina limitada.
Algunos autores plantean que se delega autoridad y responsabilidad, otros que la responsabilidad es indelegable, expresándose en cada caso sus argumentos para apoyar su criterio. En el caso nuestro consideraremos lo siguiente, no apoyamos los casos extremos ya que si bien es cierto que un jefe cuando delega mantiene la responsabilidad en el cumplimiento encomendado ante sus superiores, también es cierto que al que se le otorga la autoridad tiene la responsabilidad del cumplimiento de acuerdo al rango y profundidad de lo otorgado, lo que sí es fundamental que esto último no exime al jefe que efectuó la delegación de su responsabilidad ante la tarea.
Un elemento esencial en la delegación, es la voluntad del que delega la autoridad de brindar a sus subordinados la posibilidad de desarrollar y aplicar sus criterio e ideas, así como la voluntad en la aceptación por parte del que recibe la delegación.
Departamentalización
Ampliando la definición, expresada anteriormente, se plantea que este es un proceso en el cual se agrupan las actividades en departamentos, para que su realización sea con mayor eficacia y eficiencia. La departamentalización surge por la necesidad de realizar y controlar el trabajo con el incremento de la especialización como consecuencia del desarrollo, precisando sus causas tenemos:
• La imposibilidad que una persona pueda asumir la dirección de una cantidad excesiva de personas.
• Con el desarrollo de las actividades y los aportes de la ciencia se incrementaron las funciones y su especialización, lo cual permite su agrupación adecuada.
• Debido a la necesidad de economizar recursos es necesario centralizar en áreas (secciones o departamentos) determinadas actividades.
• La necesidad de elaborar políticas, métodos, objetivos; afines y uniformes, es otro aspecto importante relacionado con el surgimiento de la departamentalización.
La departamentalización se ha realizado a través de distintas formas o modelos, algunos más antiguos y menos utilizados hoy día, otros con mayor empleo. Se pueden citar algunos de ellos: por número, por territorio, por funciones, por producto, según el proceso de fabricación, por cliente.
Proceso de la delegación de autoridad
El proceso de delegación de autoridad debe realizarse de forma adecuada, que permita una distribución equitativa, que no sea estresante para las personas a las que se delega y que posibilite un control correcto por parte del jefe, así como la asimilación de otras tareas por éste.
Considero prudente exponer un grupo de preguntas que como guía para el proceso de delegación de autoridad aparecen en Hatvany, I. (1996). Como poner presión en el trabajo. (Pág.205) y cito:
• “¿Cuál es el objetivo, cuáles son las tareas que necesitan ser desempeñadas, cuáles son los indicadores de un buen desempeño del trabajo, cuáles son las posibles dificultades?
• ¿Quién es capaz de desempeñar la tarea, quién se beneficiará más del desempeño de la tarea, quién más debería estar implicado en el proceso?
• ¿Cómo se debería llevar a cabo la tarea, cómo me debería mantener informado del proceso?
• ¿Con qué recursos físicos, financieros y humanos, debería llevar a cabo la tarea?
• ¿Cuándo comienza la tarea, cuándo tiene que ser completada, cuál es su amplitud y su límite a lo largo del proceso, y cuándo necesito involucrarme plenamente?
Ventajas de la delegación de autoridad
La delegación de autoridad posee un grupo de ventajas de gran importancia en el desempeño y obtención de buenos resultados en cualquier organización. Se pueden exponer entre otras las siguientes:
• Un jefe tendrá posibilidades de abarcar un grupo mayor de tareas y de profundizar el trabajo de otras en la medida que realice una delegación más amplia entre sus subordinados.
• Las actividades podrán realizarse con mayor rapidez.
• Posibilita un resultado más eficaz y con mayor calidad al estar las decisiones más cerca de quien realizará el trabajo.
• Permite al jefe garantizar un control con mayor amplitud.
• Posibilita incrementar la capacitación y desarrollo, así como las habilidades y experiencia de las personas a las que se le hace la delegación.
• Aumenta la motivación y la confianza de los subordinados en el trabajo.
• Permite dividir el trabajo de manera racional entre los subordinados.
No obstante estas ventajas, existen un grupo de aspectos que limitan en ocasiones una delegación eficaz e incluso hasta la misma delegación, entre los mismos se encuentran los siguientes:
• Criterio de los jefes con relación a que los subordinados no sabrán realizar el trabajo con la eficacia y eficiencia adecuadas.
• Que le tomaría más tiempo explicar a los subordinados lo que debe realizarse, y que sería más rápido realizarlo ellos mismos.
• Incapacidad del jefe para efectuar una delegación correcta.
• Falta de confianza en los subordinados.
• Temor por parte del jefe de no poder controlar todo el trabajo.
Elementos esenciales para garantizar una delegación eficaz
Existen un grupo de aspectos ya sean de orden práctico o de concepciones que correctamente aplicadas permiten garantizar una delegación eficaz, como primer aspecto y de índole especial es la voluntad del jefe de efectuar la delegación y permitir al subordinado que actúe con la libertad, autoridad y entera disposición para realizar las actividades delegadas, brindar al subordinado la información necesaria a través de una comunicación simétrica, garantizar una motivación y una comprensión adecuadas por parte de los subordinados para asumir la responsabilidad.
Incluido además lo planteado por Stonner, J. F. en Administración (Pág. 381) donde expresa lo que no es delegación y cito:
• “No es abdicación, no es sólo cuestión de darle a la gente trabajos para realizar y decirles que los hagan.
• No es abandono de las responsabilidades del administrador.
• No significa que el administrador pierde control.
• No significa que el administrador evita tomar decisiones, el administrador que delega aún toma decisiones. Lo importante es que puede concentrarse en aquellas decisiones y asuntos de mayor importancia”.
Unido a lo expuesto, es necesario garantizar una retroalimentación adecuada que permita el control del proceso y las correcciones necesarias.
DESCENTRALIZACIÓN
Concepto y aspectos esenciales
La descentralización guarda estrecha relación con la delegación, esta última como vimos consiste en otorgar autoridad a los niveles más bajos, veamos el enfoque que sobre descentralización y centralización nos brinda Stonner, J. F. (1994) e Administración (Pág. 391) y cito:
“Los conceptos de descentralización y centralización designan el grado en que la autoridad ha sido trasmitida a niveles inferiores (descentralización) o ha sido conservada en el nivel más alto de la organización(centralización)”.
Sobre este aspecto lo que expresa Peter Drucker (1945) en Concept of a Corporation y cito: “Descentralización, como normalmente se entiende el término, significa división del trabajo y no es nada nuevo [.....] Pero de acuerdo con el uso de General Motors, descentralización es mucho más que eso. [......] la empresa corporativa, ha desarrollado el concepto de descentralización en una filosofía de la administración industrial [......]. no es una mera técnica de la administración sino un bosquejo de un orden social”.
Factores muy importantes en la descentralización
Analicemos algunos elementos que son muy importantes para desarrollar una correcta descentralización y no solamente esto, sino poder aprovechar también las ventajas que nos brinda su aplicación. Entre estos elementos existen algunos relacionados con factores internos y otros con factores externos, citemos algunos de ellos:
• Amenazas y oportunidades relacionadas con la competitividad, el mercado en general, proveedores y adquisición de materias primas y materiales.
• Fortalezas y debilidades relacionadas con los costos, cultura y desarrollo organizacional, tenencia y posibilidades de utilización de personal adecuado y capacitado, confianza en el personal de la organización.
• Cambios o posibles cambios en la organización como, crecimiento de la organización, incremento de la producción, fusiones con otras organizaciones o posible división de la organización.
Estos elementos planteados y otros, en dependencia de las características de la organización nos permitirán no sólo la utilización de la descentralización sino su nivel de profundización en la misma. Con relación a la descentralización se puede afirmar sin temor a equivocarnos que la línea general tiende hacia su utilización con preferencia sobre la centralización, por las ventajas que nos proporciona, las que veremos a continuación.
Ventajas de la descentralización
Teniendo en cuenta lo planteado entre la relación del concepto de delegación y el de descentralización existe gran similitud en algunos aspectos entre ellos las ventajas y desventajas como por ejemplo las ventajas son:
• Los jefes que descentralizan se ven más aliviados de determinados trabajos y con posibilidades de abarcar otros de mayor envergadura.
• Se incrementa la velocidad en la solución de los problemas, así como el aporte de iniciativas por los ejecutores.
• Mejora y amplía la toma de decisiones al llevarla hacia los niveles inferiores.
• La capacitación y el desarrollo de los niveles inferiores se incrementa.
• Aumenta la motivación de los subordinados en el trabajo.
• Amplía la posibilidad de mejorar el control.
CENTRALIZACIÓN
Concepto y aspectos esenciales
La expresión centralización significa la acción de centralizar que expresa la reunión, agrupamiento de varias cosas en un centro o núcleo común o hacerlas depender de un poder central, esto es en sentido general, en nuestro caso para las organizaciones se harán algunas precisiones al respecto.
Por ejemplo, en una organización podemos centralizar varias cosas tales como: actividades, recursos (sus distintos tipos), autoridad. En este trabajo se tratará sobre la centralización de autoridad.
En el concepto expuesto anteriormente de centralización en las organizaciones se planteó como la “restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional”.
En sentido general hoy día los criterios se inclinan cada vez más a su limitación en el uso y sólo para determinados casos que esta se requiera, realmente esta es la tendencia actual.
Factores que condicionan la centralización
Existen un grupo de aspectos que condicionan o promueven la utilización de la centralización entre los que podemos citar: necesidad de utilizar un tratamiento uniforme por alguna razón ya sea de equidad o bajo situaciones en las cuales se requiera la actuación de personal especializado, cuando hay incidencias desde o hacia otras áreas y una decisión no centralizada puede ocasionar algún perjuicio, otro aspecto es la falta de personal o que este no este capacitado adecuadamente para asumir la toma de decisiones y un desarrollo correcto del trabajo.
Igualmente, existen aspectos que se oponen a la centralización y podemos citar algunos como: actividades independientes, lejanía o dispersión territorial que dificulte una comunicación eficaz, imposibilidad de garantizar una información adecuada, se pueden situar otras o profundizar en estas.
Ventajas y desventajas de la centralización
No obstante lo planteado, hay jefes que poseen un estilo de trabajo que mantiene la centralización sobre sus subordinados, veremos los aspectos en pro y en contra que la misma nos ofrece.
Ventajas
• Posibilita que la organización funcione con pocos jefes y sobre todo situados en los niveles más altos de dirección.
• Permite la uniformidad tanto en la toma de decisiones como en la aplicación de políticas y métodos de trabajo.
Desventajas
• No permite el desarrollo de los niveles más bajos de la organización.
• Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles inferiores.
• El trabajo de los directivos superiores esta recargado.
• En ocasiones no se toman las mejores decisiones con respecto a un nivel determinado porque las mismas carecen del conocimiento directo del que realiza el trabajo.
• Disminuye la motivación debido a la poca participación en las decisiones por los niveles inferiores.
• Los ejecutores realizan una labor reactiva y no proactiva mermando las posibilidades de éxito.
Resumen
Estudiamos que con el avance científico técnico se incrementó la producción, aumentaron las funciones, se hicieron más complejos los procesos, y que una persona no podía abarcar todo lo que era necesario realizar, por lo que se imponía la delegación y la descentralización para el desarrollo de las organizaciones.
Se plantearon algunas definiciones de mucha ayuda que es necesario dominar.
La delegación de autoridad es uno de los aspectos principales del trabajo de un jefe, ya que si éste no sabe delegar, sus resultados no serán los esperados, se definió la delegación como la transferencia u otorgamiento de poder legitimo a una persona o grupo. Debe tenerse en cuenta la profundidad con que ésta se otorga.
Tuvimos en consideración, que al que se le otorga la autoridad tiene la responsabilidad del cumplimiento de acuerdo al rango y profundidad de lo otorgado, lo que sí es fundamental que esto último no exime al jefe que efectuó la delegación de su responsabilidad ante la tarea. Importante es la voluntad del que delega la autoridad de brindar a sus subordinados la posibilidad de desarrollar y aplicar sus criterio e ideas, así como la voluntad en la aceptación por parte del que recibe la delegación.
Con relación a la departamentalización se precisaron sus causas, así como algunas formas y modelos utilizados.
El proceso de delegación de autoridad debe basarse en función del grupo de preguntas que se expusieron.
Para la aplicación práctica de la delegación de autoridad deben aprovecharse al máximo las ventajas que ésta nos brinda, teniendo en cuenta también los aspectos que limitan una delegación eficaz que por su importancia reiteramos:
• Criterio de los jefes con relación a que los subordinados no sabrán realizar el trabajo con la eficacia y eficiencia adecuadas.
• Que le tomaría más tiempo explicar a los subordinados lo que debe realizarse, y que sería más rápido realizarlo ellos mismos.
• Incapacidad del jefe para efectuar una delegación correcta.
• Falta de confianza en los subordinados.
• Temor por parte del jefe de no poder controlar todo el trabajo.
Tener en cuenta además la voluntad del jefe de efectuar la delegación y permitir al subordinado que actúe con la libertad, autoridad y entera disposición para realizar las actividades delegadas.
La descentralización guarda estrecha relación con la delegación.
Estudiar con detenimiento los elementos relacionados con factores internos y con factores externos, que nos permiten una descentralización eficaz.
Sobre este aspecto enumeramos además algunas de las ventajas de su utilización.
El concepto de centralización en las organizaciones se planteó como la “restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional”.
En sentido general hoy día los criterios se inclinan cada vez más a su limitación en el uso y sólo para determinados casos que esta se requiera, realmente esta el la tendencia actual.
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